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18.1.2024 - Annemarie Meyer

Gespräche unter Fachleuten: Das MICE Forum des Bremer Convention Bureaus

Tourismus

Das MICE-Forum bringt Akteure im Geschäftsreisen-Tourismus zusammen

Die MICE-Foren bieten neben der Diskussion von aktuell relevanten Themen auch viel Zeit zum Networken und dem Erarbeiten gemeinsamer (Marketing-) Aktivitäten. © WFB/Jan Rathke

MICE – Ein Wort, vier Buchstaben und doch verbirgt sich hinter diesem kleinen Wort viel mehr: Die Anfangsbuchstaben stehen für Meetings, Incentives, Conventions/Congresses sowie Events/Exhibitions, weshalb der Begriff wichtige Bestandteile von Geschäftsreisen zusammenfasst. Diese werden der Tourismusindustrie zugeordnet, da durch Tagungen, Kongresse und wissenschaftliche Fachveranstaltungen viele geschäftsbedingte Übernachtungen sowie Umsätze in der Stadt generiert werden. Meetings sind dabei kleinere Tagungen und Veranstaltungen, Incentive steht für Belohnungs- und Anreizreisen, Conventions/Congresses sind größere Tagungen und Kongresse und Events bzw. Exhibitions decken die Veranstaltungen und Ausstellungen ab. Für die entsprechende Beratung und -betreuung von Veranstaltungsplaner:innen für Tagungen, Kongressen und Events ist in Bremen das Bremen Convention Bureau (BCB) der WFB Wirtschaftsförderung Bremen GmbH zuständig.

Um solche Veranstaltungen zu organisieren, müssen viele Leistungsträger und Leistungsträgerinnen Hand in Hand zusammenarbeiten. In Bremen, der Stadt der kurzen Wege, sind auch die Wege zu den einzelnen Partner:innen kurz. Um die Zusammenarbeit noch besser zu gestalten, agiert das BCB vor allem als Bindeglied zwischen den Leistungsträger:innen. Dieser Anspruch der Netzwerkpflege wurde ebenfalls in der Tourismusstrategie 2025 verankert. Im Rahmen der Umsetzung kam die Idee zur Einführung von Netzwerktreffen speziell für die Akteurinnen und Akteuren der Branche auf – dem sogenannten MICE-Forum. „Hier steht der persönliche Austausch, das Knüpfen von Kontakten und Netzwerken im Vordergrund. Außerdem werden anhand von Impulsvorträgen und Produktvorstellungen Einblicke in die verschiedenen Aufgabenbereiche gegeben und in kleinen Workshops zu verschiedenen Fragestellungen Ideen gesammelt und diskutiert“, erklärt BCB-Teamleiterin Andrea Hess das Prinzip der MICE-Foren. Ziel sei es, ein Gemeinschaftsgefühl innerhalb der Bremer Branche zu erzeugen, Informationen auszutauschen sowie neue Trends, Techniken und Locations vorzustellen. Hierfür sind sämtliche potenzielle Leistungsträger:innen eingeladen, die für die Durchführung von MICE-Veranstaltungen eine Relevanz besitzen: Veranstaltungslocations, Cateringservices, Tagungshotels, Technikdienstleister:innen, Verbände oder Agenturen treffen somit aufeinander.

Rückblick 1. MICE-Forum in der Halle 7

Das erste MICE-Forum fand im April 2022 in der VIP-Lounge der Halle 7 der Messe Bremen statt. Hier gab es anhand einer Podiumsdiskussion spannende Einblicke in die verschiedenen Branchen: Inwiefern hat sich das Kundenverhalten post-corona geändert? Wie sieht die Zukunftsprognose aus? Hat die Corona-Krise auch positive Effekte hervorgebracht? Zu den Gästen der Podiumsrunde zählten unter anderem Vertreter und Vertreterinnen von Hotels, Eventagenturen, Veranstalter, der Messe Bremensowie das Bremen Convention Bureau selbst. Thematisiert wurde dabei besonders das „Verschiebegeschäft“ während der Coronazeit – also das Verschieben von Veranstaltungen auf einen späteren Zeitpunkt – die möglichen Auswirkungen des Krieges in der Ukraine, die Bedeutung von Flexibilität und Learnings im Bereich Digitalisierung u.a. in Form von hybriden Veranstaltungensowie der Arbeitskräftemangel. „Das erste MICE Forum war eine der ersten Präsenzveranstaltungen nach Corona und wurde von der Branche sehr positiv aufgenommen. Den persönlichen und fachübergreifenden Austausch sahen alle Teilnehmenden durchweg als wichtig und wiederholenswert an“, blickt Hess auf das erste Forum zurück.

Bühne frei für das 2. MICE-Forum im Metropol Theater © BCB/WFB

Rückblick 2. MICE-Forum im Metropol Theater

An den Erfolg des ersten MICE-Forums knüpfte die zweite Ausgabe im Oktober 2022 im Metropol Theater an. Erneut kamen verschiedene Akteur:innen aus der Veranstaltungsbranche zusammen. Hess lobt das Engagement der Teilnehmer:innen: „Inhaltlich ist das nicht immer einfach, da Zielgruppen und Interessenlagen nicht immer vergleichbar sind und dennoch engagieren sich alle gemeinsam für den Veranstaltungsstandort Bremen. Wir wollen netzwerken, uns noch besser untereinander kennenlernen und durch offene Diskussionen oder durch den direkten persönlichen Austausch ergeben sich gemeinsame Ziele und Projekte“. Hauptthema waren Allianzen und Bündnisse im Tourismussektor. Hierzu gaben Christian Seidenstücker, Vorstand der JOKE Event AG und Mitinitiator der Allianz „#Alarmstufe Rot“ sowie Oliver Trey, Mitbegründer und Vorstand der Bremer Gastro Gemeinschaft e.V., Einblicke in ihre Erfahrungen. Gegründet in den schwierigen Corona-Zeiten, wurden vor allem Aspekte wie Vorteile, Herausforderungen und die Beständigkeit von Allianzen außerhalb der schlechten Zeiten und Krisensituationen thematisiert. Im Anschluss wurde das Thema der Allianzen auch in Bezug auf die anwesenden Leistungsträger:innen projiziert, indem bei einem Workshop der Fokus auf gemeinsame Marketingaktionen zur Stärkung des Veranstaltungsortes gelegt wurde.

Rückblick 3. MICE-Forum im Weserstadion

Das dritte MICE-Forum wurde im April 2023 im wohninvest Weserstadion abgehalten. Neben aktuellen Veranstaltungen wurde vor allem das neue Format „Location-Hopping“ vorgestellt. Dabei handelt es sich um eine Idee, die beim zweiten MICE-Forum aufkam und zum ersten Mal im Januar 2023 umgesetzt wurde. Hierbei besuchen die Leistungsträger:innen kompakt bis zu acht verschiedene Bremer Locations, um diese besser kennenzulernen und somit Kund:innen besser beraten zu können. Passend dazu gab es während des Forums eine Stadionführung sowie eine Besichtigung der Veranstaltungsräume im Weserstadion. Weiterhin wurde die neue Projektleiterin für den Bereich Nachhaltigkeit im Tourismus, Elena Eckert, vorgestellt. Diese präsentierte ihren Aufgabenbereich und aktuelle Projekte in einem Impulsvortrag. Abgerundet wurde das Forum durch Gruppenarbeiten, die sich mit möglichen gemeinsamen MICE Social Media Aktionen auseinandersetzten. Auch das nächste Forum ist bereits in Planung: „Das 4. MICE Forum ist am 1. Februar 2024 geplant.  Es findet im Zentrum für Kultur im Tabakquartier statt, unter anderem wollen wir bei dieser Gelegenheit das Tabakquartier näher vorstellen“, erklärt Hess.   

Einblicke hinter die Kulissen des Weserstadions gab es beim 3. MICE Forum © BCB/WFB

Zukunftsaussichten für die MICE-Branche in Bremen

Laut Hess ist die Bremer MICE-Branche hinsichtlich vieler Faktoren gut aufgestellt. Für sie bietet Bremen ein sehr gutes Angebot an Tagungshotels, viele besondere Veranstaltungslocations verbunden mit einer attraktiven historischen Innenstadt und der Erlebnismeile an der Schlachte sowie dem zentral gelegenen Messe-und Congress Centrum direkt in Bahnhofs- und Innenstadtnähe. Ergänzend bilden die besonderen Veranstaltungsorte wie die Alte Werft, der Ratskeller, die Glocke oder die diversen alten Lagerhallen und Speicher in der Überseestadt   einzigartige Alleinstellungsmerkmale für Bremen. Außerdem unterstreicht sie die kurzen Wege – sowohl bei den physischen Wegen zwischen Flughafen, Hotels und den Veranstaltungsorten wie auch zwischen den Leistungsträgern: „Die gute Vernetzung unter den MICE-Partner:innen sowie die kurzen Wege zu Behörden, Verwaltung oder dem Rathaus sind besonders in Bremen; man kennt sich und arbeitet eng zusammen“, lobt Hess.  

Gerade die größeren und internationalen Kongresse sind wichtig für die Stadt Bremen, um zum einen Umsätze in Gastronomie, Hotellerie und Einzelhandel zu generieren, zum anderen zur Imagebildung für den Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort Bremen beizutragen. „Oftmals sind die Wirtschaftscluster und wissenschaftlichen Fachbereiche und Forschungsinstitute wichtige Impulsgeber für Fachkongresse und wissenschaftlichen Fachveranstaltungen. Dadurch kommen anlassbezogen viele nationale und internationale Gäste nach Bremen, lernen die Stadt kennen und berichten davon positiv“, erklärt Hess.

Dennoch sieht sie die MICE-Branche in Bremen mit einigen Herausforderungen konfrontiert. So konkurriert die Hansestadt mit neueren, architektonisch moderner und technisch top ausgestatteten Congress Centren in anderen vergleichbaren oder sogar kleineren deutschen Städten. Zudem ist die Kapazität der großen Veranstaltungsräume in Bremen begrenzt, sodass eine Kombination von Messehallen notwendig ist. Oftmals stehen dafür keine freien und passenden Zeitfenster zur Verfügung. Das hat zur Konsequenz, dass Anfragen abgelehnt werden müssen oder kein Angebot erstellt werden kann, sodass die Anzahl der größeren Kongresse in Zukunft nur schwer gesteigert werden kann.

Um mit der Konkurrenz mithalten zu können, setzt das BCB vor allem auf Qualität statt Quantität sowie auf guten und schnellen Service und Persönlichkeit. Neben dem neutralen Angebots- und Beratungsservice kümmert sich das BCB um Hotelkontingente, touristische Rahmen- und Abendprogramme sowie um die passenden Dienstleister:innen. Darüber hinaus bietet das BCB bei anmeldepflichtigen Programmen ein Teilnehmermanagement bezüglich Teilnahmegebühren, Rechnungsstellung, Hotelvermittlung und digitalem Versand der Buchungsbestätigung. Auf Wunsch stellt das BCB vor Ort ein Veranstaltungsbüro zur Verfügung und unterstützt mit einem Finanzmanagement. Außerdem besitzt das BCB die Expertise, die einzelnen Veranstaltungsbausteine nachhaltig und klimafreundlich zu gestalten. Hierfür hat sich das BCB 2023 dem Nachhaltigkeitskodex der Veranstaltungswirtschaft „fairpflichtet“ angeschlossen und verfolgt im gesamten Unternehmen ein gesamthaltiges Nachhaltigkeitsmanagement.

MICE-Tourismus in Bremen – dafür ist das Bremen Convention Bureau (BCB) zuständig. Als eigenes Fachteam zur Veranstaltungsförderung innerhalb der Abteilung Bremen Tourismus bei der WFB Wirtschaftsförderung Bremen GmbH fungiert das BCB als zentraler Anlaufpunkt für Veranstaltungsplanende und ist in erster Linie als neutrale Beratungsstelle tätig, die Anfragen beantwortet und Angebote für die Veranstaltungsdurchführung einholt und erstellt. Außerdem agiert das BCB als Bindeglied zwischen dem Tourismus und den Leistungsträger:innen und engagiert sich für die Vermarktung des Veranstaltungsstandortes Bremen. „Wir nehmen dem Veranstalter die Organisation ab und liefern sämtliche Leistungen aus einer Hand. Je nach Bedarf und Nachfrage vom Kunden bietet das BCB  Dienstleistungen und Unterstützung bei allen  weiteren Planungsschritten an, angefangen bei einer umfassenden Beratung und Konzepterstellung, der Beschaffung von passenden Räumlichkeiten, die Etatberechnung, Hotelreservierungen mit Kontingentsverwaltung, weiterführend mit einem Teilnehmermanagement mit einer professionellen Kongress-Software, die Einrichtung eines Tagungsbüros vor Ort bis zur Übergabe einer Endabrechnung mit allen statistischen Daten“, erläutert Teamleiterin Andrea Hess wichtige Teile des Leistungskatalogs des Bremen Convention Bureaus. Dazu plant und organisiert das Team Rahmenprogramme, Abendveranstaltungen und Betriebsbesichtigungen, um den Aufenthalt in Bremen einzigartig zu gestalten.

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